Untuk mengelola secara efektif kebun sawit dengan luas ratusan ribu hektare – seperti dijalankan PT Astra Agro Lestari – tak cukup hanya memperhatikan masalah sarana produksi ataupun mekanisasi. Manajemen data secara modern pun menjadi syarat penting keberhasilan.
Mengelola dan mengontrol bisnis kebun sawit yang luasnya mencapai ratusan ribu ha bukan soal mudah. Apalagi site kebunnya terpencar-pencar. Untuk mengawasi secara fisik saja, sudah terbayang repotnya.
Begitu pula kaitannya dengan pengelolaan dan pengawasan data/informasinya. Dalam banyak kasus, tak jarang koordinasi dan pelaporan data ke kantor pusat terlambat. Contohnya, dokumen yang dikirim dari site berupa hard copy baru bisa sampai ke kantor pusat sebulan kemudian. Dengan begitu, pengambilan keputusan yang dilakukan bisa dibilang “action†terhadap kondisi yang sudah lama terjadi.
Persoalan semacam itu pernah dialami PT Astra Agro Lestari Tbk. (AAL) beberapa tahun lalu, ketika mekanisme kerja di perusahaan agribisnis Grup Astra ini masih banyak dilakukan secara manual. “Komunikasi antar-site dan juga ke head office merupakan aktivitas yang tidak dapat dihindarkan lagi, baik dengan pengiriman dokumen hard copy maupun komunikasi via elektronik (e-mail),†ujar Dedi Kurniadi, Kepala Divisi TI AAL. “Kadang-kadang terjadi misalignment antara kebijakan manajemen dengan pelaku operasional. Kebijakan itu juga terkadang tidak sampai ke front liner,†ia menambahkan.
Sebagai perusahaan agribisnis besar, jangkauan wilayah kerja AAL cukup luas, dari ujung barat Sumatera (Aceh) sampai ujung timur Sulawesi (Morowali). Perusahaan ini memiliki 43 site. Perkebunan kelapa sawit AAL terbagi atas beberapa wilayah, yaitu Andalas 1 (A1) meliputi tiga site dengan luas 12,6 ribu ha; Andalas 2 (A2) mencakup 10 site seluas 61 ribu ha; Andalas 3 (A3) terdiri dari tiga site seluas 33 ribu ha; Borneo 1-3 lebih dari 100 ribu ha; dan Sulawesi seluas 185 ribu ha. Ke depan, AAL menargetkan bisa memiliki luas kebun hingga 500 ribu ha. Dengan kebun luas yang tersebar seperti itu jelas menghadirkan tantangan tersendiri.
Ada lagi kekhasan bisnis AAL, yakni yang dikelolanya – tanaman sawit – merupakan makhluk hidup yang memiliki masa produktivitas tertentu, dan tidak dapat dipaksakan seperti halnya memproduksi barang manufaktur/otomotif. “Pengelolaan makhluk hidup lebih kompleks dan rumit. Tergantung pada karakteristiknya: usia, topologi tanah, nutrisi, dan sebagainya,†Dedi menjelaskan.
Melihat situasi dan permasalahan seperti itu, menurut Dedi, pemanfaatan dan implementasi teknologi informasi (TI) yang dipilih mestilah solusi yang cocok, sehingga bisa membantu perusahaan meningkatkan performa, yang berujung pada peningkatan revenue dan net profit. Nah, untuk dapat meningkatkan performa, dengan kondisi areal AAL yang tersebar di beberapa tempat, diperlukan alur informasi yang cepat, tepat dan tertib dari kantor afdeling ke kantor besar, dan dari site ke kantor pusat. “Tersajinya informasi secara cepat, tepat, tertib dan akurat, dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk terwujudnya continuous improvement,†kata Dedi menegaskan.
Perlu dijelaskan, istilah site mengacu pada sebuah lokasi yang menandai legalitas perusahaan yang dikepalai oleh seorang kepala cabang. Satu site biasanya terdiri dari 15-20 afdeling. Satu afdeling terdiri dari 20-25 blok, yang dikomandoi oleh dua-tiga mandor. Satu mandor mengawasi 15-20 orang pemanen sawit.
Bertolak dari pentingnya kehadiran TI yang memadai – walaupun agak terlambat jika melihat sejarah perusahaan itu yang berdiri sejak 1983 – AAL pun mulai memodernisasi sistem TI secara total pada 2005. Implementasi teknologi canggih di industri perkebunan yang dilakukan AAL berfokus pada pengembangan tiga sistem aplikasi. Pertama, Enterprise Resource Planning (ERP), yang menggunakan solusi khusus perkebunan dari sebuah vendor asal Eropa. Investasinya mencapai US$ 2 juta, dengan modul mencakup Finance, Distribution dan Human Resouce Management (HRIS).
Menurut Dedi, sebelumnya masing-masing sistem aplikasi (modul) berdiri sendiri, dan disesuaikan dengan unit bisnisnya, misalnya HR, Accounting, Tax, dan sebagainya. Ketika itu, masing-masing sistem aplikasi dari site dikonsolidasikan ke kantor pusat menggunakan jalur File Transfer Protocol (FTP). Agar masing-masing bagian lebih mudah melakukan rekonsiliasi, maka diimplementasikanlah sistem ERP yang terintegrasi dan tersentral di kantor pusat. Dengan begitu, konsolidasi data tidak diperlukan lagi, karena setiap site melakukan transaksi yang langsung terkoneksi ke kantor pusat secara real time.
Singkatnya, dengan sistem ERP ini, tracking transaksi di site dapat diperoleh pada hari dan jam yang sama. Contohnya, ketika ada pengiriman armada CPO ke dermaga dari sebuah site, saat itu pula di kantor pusat sudah dapat diketahui jumlah (tonase) CPO yang dikirim, berikut data jam pengiriman, sesuai dengan nomor SJ/DO pengiriman. “Ketika armada tiba di dermaga pun sudah langsung dapat diketahui pada saat itu,†papar Dedi yang membawahkan 24 staf TI.
Aplikasi penting kedua adalah Plantation Management System (PMS). Aplikasi yang dikembangkan sendiri ini dibutuhkan untuk seluruh proses di site. Total investasi buat PMS ini sekitar Rp 1,6 miliar. Seperti diketahui, pada umumnya kualitas CPO menyangkut rendemen dan free fatty acid (FFA). Guna mendapatkan CPO yang berkualitas diperlukan kontrol (grading) tandan buah segar (TBS) yang akan diolah. Kualitas TBS dapat dijaga pada saat panen. Nah, dengan sistem PMS, kualitas TBS dicatat secara harian, sehingga mandor dan asisten dapat mengetahui kualitas TBS secara harian. Jika ada kualitas yang tidak sesuai dengan standar, informasi dari PMS dapat dijadikan umpan balik untuk perbaikan di hari selanjutnya. Karena itu pula, setiap hari mandor/asisten dapat memacu produktivitas karyawan. Performa setiap karyawan akan terpampang di semacam fitur “majalah dinding†(dengan adanya modul Performance-Driven Management System). “Dengan terpampangnya performa harian, setiap karyawan dapat terpacu dengan sendirinya. Tentunya, menjadi sebuah kebanggaan ketika prestasi bagus kami terpampang,†ujar Dedi.
Aplikasi penting ketiga adalah Geographical Information & Management System (GIMS), yang juga dikembangkan sendiri oleh tim TI AAL. GIMS ini merupakan dashboard dalam pengelolaan site. Informasi yang disajikan merupakan hasil pengolahan data yang dikirim dari site ke kantor pusat setiap hari. Informasi disajikan sampai level blok, sehingga para manajer site dapat mudah memonitor blok yang menjadi wilayahnya. “GIMS ini masih terus dikembangkan ke arah lini-lini lain untuk dapat membantu kalangan manajemen yang berkepentingan,†Dedi menerangkan.
Begitulah, ketiga sistem aplikasi penting tadi menjadi pilar bagi berjalannya alur kerja di perkebunan kelapa sawit ini. Gambarannya bisa dicontohkan sebagai berikut. Misalnya, satu afdeling melakukan panen, per 11 Desember oleh 15 pemanen. Seorang pemanen rata-rata mendapat 1,3 ton. Hasil panen itu dicatat di kertas oleh mandor, lalu direkap di kantor afdeling. Selanjutnya diberikan ke kantor besar untuk di-input di aplikasi PMS. Dari PMS setiap hari data seperti itu dikirim via satelit. Data itu kemudian masuk ke aplikasi GIMS, yang selanjutnya bisa diakses oleh direktur area, dewan direksi (BoD), dan manajemen site.
Tentunya, untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut pihak AAL telah membangun infrastrukturnya. Antara lain, server yang ditujukan untuk mempermudah aliran informasi. Jika sebelumnya lalu lintas data dari satu site ke kantor pusat dikirim melalui pos berbentuk hard copy, sekarang sudah ada teknologi elektronik pendukungnya, dengan infrastruktrur satelit/VSAT. Begitu pula ada infrastruktur server untuk aplikasi back office (ERP).
Infrastruktur lainnya, yakni jaringan Local Area Network (LAN) dan Wi-Fi. Jaringan LAN dipasang di kantor pusat dan seluruh site. Juga, ada jaringan Wide Area Network yang menghubungkan site dengan kantor pusat, dan Internet. Tak heran, transaksi berbasis ERP dapat dilakukan secara real time dan tersentralisasi. Adapun Wi-Fi merupakan nilai tambah, yang berfungsi agar kantor pusat lebih mudah mengakses aplikasi e-mail Lotus Notes, FTP, dan dan server data dari lantai dasar sampai lantai lima, hingga sekeliling perkantoran.
AAL pun tak lupa dengan langkah antisipasi. “Saat ini kami sedang menyusun skenario Disaster Recovery Plan dan konfigurasi Disaster Recovery Centre sebagai antisipasi agar bisnis dapat tetap berlangsung jika terjadi bencana. Paling tidak, data transaksi masih dapat terselamatkan,†Dedi mengungkapkan.
Di luar itu, guna meningkatkan pelayanan kepada user dan unit bisnis, AAL telah pula membentuk IT Service Desk yang membantu karyawan jika ada masalah terkait dengan TI. Selain itu, program pelatihan rutin diberikan kepada karyawan untuk mendukung pekerjaan mereka.
Dalam praktik di AAL, satu site biasanya dilengkapi satu server PMS dan empat PC untuk kebutuhan entri. Sementara itu, di kantor pusat disediakan satu server PMS, dua server ERP, 20 unit terminal server lainnya, dan 20 terminal klien.
Bagaimana dampak bisnis dari segenap inisiatif di bidang TI ini? Diklaim Dedi, dalam beberapa tahun terakhir AAL memperlihatkan pertumbuhan kinerja yang signifikan. Misalnya, produksi fresh fruit bunch selama 15 tahun terakhir (sejak 1992) mengalami kenaikan hampir 15 kali lipat. Bila tahun 1992 jumlah produksinya 256 ribu ton, meningkat jadi 921 ribu ton pada 2007, dan melonjak jadi 3.938 ribu ton pada 2008. Sementara itu, produksi CPO naik hampir 19 kali lipat. Tahun 1992 produksinya hanya 49 ribu ton, meningkat drastis jadi 921 ribu ton pada 2007 dan 982 ribu ton tahun berikutnya.
Adapun revenue dalam 15 tahun terakhir mengalami kenaikan hampir 124 kali lipat. Jika pada 1992, revenue AAL hanya Rp 48 miliar, meningkat drastis menjadi Rp 5,96 triliun pada 2007, dan menjadi Rp 8,16 triliun pada 2008. Di samping itu, net profit yang pada 2007 sebesar Rp 1,97 triliun menjadi Rp 2,6 triliun pada 2008.
Tak hanya itu. Revolusi sistem TI yang dilakukan manajemen AAL juga dirasakan manfaatnya oleh kalangan internal. Hal itu diakui Dony Yoga, Kepala Operasional Site Area Andalas 2 AAL. Menurut Dony, sebelumnya data operasional masih terkotak-kotak di bagian masing-masing, sehingga belum menjadi sebuah informasi yang holistik. Tentu saja, hal itu menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena informasinya masih berupa “pulau-pulau†(island). “Sekarang sudah sangat berubah, baik dalam hal data maupun informasi. Juga, sistem komunikasi antara personel site dan head office jauh lebih baik,†kata Dony.
Yang terpenting, menurut Dony, dengan adanya analisis data operasional yang lengkap ia dapat melakukan positioning kinerja, karena bisa melihat performa perkebunan dalam satu grup AAL. Dengan begitu, ia punya pegangan untuk selalu meningkatkan performa menjadi yang terbaik. “Saya berharap, ke depan, sistem TI yang terintegrasi harus dibuat lebih presisi dan lebih detail lagi dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh bagian operasional,†katanya berharap.
Saldin Rusmajadin dari Divisi Internal Auditor AAL juga merasakan manfaat dari perombakan sistem TI di perusahaannya. Terutama membantu proses auditing di AAL, serta proses tracking data yang lebih cepat, akurat dan transparan. “Ke depan, yang perlu lebih diperbaiki adalah meningkatkan kemampuan hardware dan software sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, meningkatkan bandwidth sesuai dengan peningkatan transaksi,†Saldin menyarankan.
